Qui détient vraiment les clés de votre site web ?

Un dirigeant sait en général qui a construit son site. Reste à savoir qui peut intervenir si cette personne n'est plus joignable pendant un mois : une absence, un changement d'activité, une agence qui ferme.

Poser la question n'accuse personne. Un site se construit par étapes, avec les prestataires du moment, et chacun range les accès là où il travaille. Le sujet apparaît le jour où quelque chose doit changer.

Les six clés d'un site d'entreprise

Pour chacune, la question est la même : au nom de qui est-elle, et qui d'autre y a accès ?

Le nom de domaine. Il est déclaré chez un registrar, le bureau d'enregistrement. Le titulaire devrait être l'entreprise. Quand c'est un prestataire, le renouvellement et un éventuel transfert passent par lui.

L'hébergement. Le compte chez l'hébergeur donne accès aux fichiers du site, à la base de données et aux sauvegardes. Les factures et les alertes arrivent à l'adresse mail enregistrée à l'ouverture.

L'administration du site. Les comptes administrateur du CMS (WordPress, par exemple) sont-ils nominatifs, ou existe-t-il un compte unique au nom du prestataire ?

Les outils de mesure. Google Search Console, Google Analytics et Tag Manager appartiennent au compte Google qui les a créés. Si c'est l'adresse du prestataire, l'historique de trafic est attaché à cette adresse.

Les extensions et licences. Thème, modules de formulaire ou de boutique, abonnements : à quel compte et à quelle carte sont-ils rattachés ?

Les développements sur mesure. Qui les connaît, où se trouve le code, existe-t-il un document qui les décrit ?

Pourquoi on s'en aperçoit tard

Un site fonctionne longtemps sans que personne n'y touche, et les premiers signes sont discrets. Une mise à jour de sécurité que personne n'ose lancer, parce que personne ne sait ce qu'elle peut casser. Un avis de renouvellement envoyé à une adresse qui n'est plus lue. Une modification toute simple qui traîne, parce que la seule personne qui sait la faire est occupée ailleurs.

Le nom de domaine demande une attention particulière : s'il expire, le site s'arrête, ainsi que les adresses mail qui utilisent ce domaine.

Quand le site est relié à l'ERP ou à une boutique

La situation se complique quand le site échange des données avec l'ERP ou avec une boutique : produits, prix, stocks. Cette liaison est souvent écrite sur mesure par une seule personne, et rarement documentée.

Dans nos missions, trouver un intervenant prêt à reprendre ce type de liaison a pris plus de temps que prévu. Mieux vaut le savoir avant d'en avoir besoin.

Trois questions à poser cette semaine

Comment lire les réponses

Une réponse immédiate et précise est bon signe. Une réponse du type « je crois que c'est chez tel hébergeur » signale un point à documenter, sans danger immédiat. L'absence de réponse indique surtout que personne n'a la vue d'ensemble.

Ces trois situations se traitent, dans un ordre qui compte : on ne reprend pas la main sur un site dont on ne maîtrise pas le domaine.

Reprendre la main sans refaire le site

Cette étape laisse le site et le prestataire en place. Elle consiste à réunir au même endroit ce qui est dispersé : qui possède quoi, où se trouvent les accès, ce qui a été personnalisé et pourquoi. Les décisions de fond viennent ensuite, avec une vue d'ensemble.

Pour un diagnostic, nous demandons un accès en lecture à Search Console et à Analytics. Un webmaster l'ouvre en général en dix minutes. Quand personne ne sait dire qui est propriétaire du compte, ces dix minutes deviennent la première étape du travail.

Dans le chantier « architecture du site » de nos missions, nous préparons les décisions et nous pilotons les intervenants, pour que l'entreprise ne dépende plus d'une seule personne.

Questions fréquentes

Comment éviter de dépendre d'un seul webmaster ?

En sachant, pour chacun des six éléments ci-dessus, au nom de qui il est et qui d'autre y a accès, puis en faisant documenter ce qui a été développé sur mesure. Le premier relevé tient dans une conversation avec votre prestataire actuel.

Au nom de qui doit être le nom de domaine ?

De préférence au nom de l'entreprise. Un domaine enregistré au nom d'un prestataire oblige l'entreprise à passer par lui pour le renouveler ou le transférer. Votre registrar peut vous confirmer le titulaire actuel.

Que se passe-t-il si le nom de domaine expire ?

Le site et les adresses mail associées finissent par ne plus fonctionner. Le délai de grâce dépend de l'extension et du registrar : consultez les conditions de votre contrat.

Qu'est-ce qu'une direction digitale à temps partagé ?

Un dirigeant expérimenté du digital intervient quelques jours par mois dans l'entreprise pour préparer les décisions, arbitrer et piloter les prestataires, sans recrutement à temps plein.